Sistim Operasional Prosedur

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN INFORMASI PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)

DINAS KEPEMUDAAN DAN KEOLAHRGAAN PROVINSI JAWA TIMUR

I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Di era globalisasi, informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan Negara yang baik. Pemberlakuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) pada tanggal 30 April 2010 merupakan momentum penting dalam mendorong keterbukaan di Indonesia, khususnya di Jawa Timur. Undang-Undang ini telah memberikan landasan hukum terhadap hak setiap orang untuk memperoleh informasi publik di mana setiap Badan Publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan dan cara sederhana.

Sesuai ketentuan dalam Keputusan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 117 Tahun 2010 tentang Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi di mana salah satu tugas Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah menyediakan akses informasi publik bagi pemohon informasi. Terkait dengan tugas tersebut, Pemerintah Provinsi Jawa Timur menetapkan Pejabat Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Dengan adanya PPID diharapkan implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik dapat berjalan efektif dan hak-hak publik terhadap informasi yang berkualitas secara nyata terpenuhi.

Dalam melaksanakan tugasnya Sekretariat dan Bidang-bidang dalam struktur PPID Provinsi melakukan koordinasi dan konfirmasi kepada PPID Pembantu sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing.

PPID Pembantu Dispora Provinsi Jawa Timur adalah pejabat yang melaksanakan tugas dan fungsi PPID di SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) Dinas Kepemudaan dan Keolahragaan Provinsi Jawa Timur yang memiliki kompetensi bidang pengelolaan informasi publik dan dokumentasi serta pelaksanaan pelayanan informasi publik. PPID Pembantu Dispora Prov. Jatim berlokasi di Dispora Prov. Jatim Jl. Kayoon No. 56, Surabaya.

SOP Permintaan Informasi

SOP Permohonan Keberatan

B. Landasan Hukum

1. Undang-undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

2. Peraturan Pemerintah No 61 Tahun 2010, 23 Agustus 2010 (Pelaksanaan UU No. 14 Tahun 2008)

3. Permendagri No. 35 Tahun 2010, 14 Mei 2010 (Pedoman Pengelolaan  Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di lingkungan Kemendagri) .

4. Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010 tentang Standart Layanan Informasi Publik

5. Peraturan Komisi Informasi No. 2 Tahun 2010, 20 Agustus 2010 (Prosedur Penyelesaian Sengketa Informasi Publik)

6. Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2013 (Prosedur Penyelesaian Sengketa Informasi Publik)

7. Peraturan Gubernur Jawa Timur No. 55 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur

8. Peraturan Gubernur Jawa Timur No. 65 Tahun 2012 tentang Perubahan  Pergub. Nomor 55 Tahun 2011

9. Surat Keputusan Kepala Dinas Kepemudaan Dan Keolahragaan Provinsi Jawa Timur No. 188/4454/2013,  tanggal 03 Maret 2013 tentang Pembentukan PPID Pembantu Dinas Kepemudaan Dan Keolahragaan Provinsi Jawa Timur

C. Maksud dan Tujuan

1. Maksud

– Pedoman ini sebagai dasar acuan kerja tentang ruang lingkup, tanggungjawab dan wewenang tugas PPID dalam memenuhi dan menyediakan informasi berdasarkan ketentuan Undang-Undang

2.Tujuan

– Memberikan standart bagi petugas PPID dalam melaksanakan pelayanan informasi publik

– Mewujudkan implementasi Undang undang KIP secara efektif dan berkualitas

II.HAKEKAT PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Merupakan pemberian pelayanan kepada pemohon informasi public secara ramah, cepat, tepat waktu dan sederhana, serta biaya ringan


III.AZAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Penyelenggaraan pelayanan dengan azas secara transparan, efektif dan efisien serta akuntable

IV.LINGKUP PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Pelayanan informasi public yang dilaksanakan oleh PPID DINAS KEPEMUDAAN DAN KEOLAHRGAAN Provinsi Jawa Timur berkisar berbagai hal yang berkaitan dengan informasi dan data tentang pendidikan

V.STANDART OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

Dalam penyelenggaraan pelayanan publik harus memiliki standar pelayanan yang berkaitan dengan system pelayanan, waktu kerja, mekanisme, prosedur, jangka waktu penyelesaian, biaya/tariff, konsultasi dan laporan serta jenis keberatan atas pemberian informasi.

1.Sistem Pelayanan

a.Front Office

Melayani secara langsung baik melalui tatap muka maupun lewat media lainnya  (surat, telepon/fax, e-mail, website,  facebook dan BlackBerry Messanger)

b.Back Office

Dilakukan pelayanan tindak lanjut pemohon oleh Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi,  Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi, serta Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi

2.Waktu Kerja Pelayanan Informasi

Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi, PPID Pembantu menetapkan waktu pelayanan pada hari kerja mulai Senin sampai dengan Jum’at sebagai berikut :

Senin s.d Kamis :  Pukul  09.00-15.00  WIB

Istirahat               :  Pukul  12.00-13.00  WIB

Jum’at                 :  Pukul  09.00-14.00  WIB

Istirahat               :  Pukul  11.00-13.00  WIB


3.Mekanisme Permohonan Informasi Publik

Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/ pengguna informasi publik, PPID melalui desk layanan informasi publik, memberikan layanan langsung dan layanan melalui media cetak dan elektronik :

a.Layanan informasi secara langsung, yaitu layanan informasi publik yang dikategorikan wajib tersedia setiap saat,  dengan mekanisme pelayanan sebagai berikut :

1) Pemohon Informasi datang ke desk layanan informasi dan mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan identitas fotocopy KTP pemohon dan identitas lembaga

2) Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon informasi publik

3) Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik

4) Petugas memenuhi permintaan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi.  Apabila informasi yang diminta masuk kategori dikecualikan,  PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku

5) Petugas memberikan tanda bukti penyerahan informasi publik kepada pengguna informasi publik

b.Layanan informasi melalui baik online maupun cetak, yaitu informasi publik yang tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui website Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa timur dan media cetak yang tersedia

4.Jangka Waktu Penyelesaian

a.Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan

b.Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterima oleh PPID.  PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis.  Pemberitahuan ini meliputi permintaan informasi diterima,   permintaan informasi ditolak dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima atau ditolak

c.Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu,  maka selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan
d.Jika permohonan informasi diterima,  maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan,  format informasi,  apakah dalam bentuk soft copy atau data tertulis,  serta biaya apabila dibutuhkan untuk keperluan penggandaan atau perekaman.  Bila permintaan informasi ditolak,  maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP

5.Biaya/ Tarif

PPID dalam melayani dan menyediakan informasi public dilaksanakan secara gratis (tanpa dipungut biaya),  namun untuk penggandaan/ perekaman,  pemohon/ pengguna infomasi harus mengganti biaya penggandaan data tersebut

6.Konsultasi dan Laporan

Dalam melayani kebutuhan data dan informasi yang diminta oleh pemohon informasi,  maka petugas PPID sebelum memberikan kepada pemohon informasi agar dikonsultasikan terlebih dahulu jawabannya kepada Ketua PPID,  karena persetujuan tersebut untuk menunjukkan keabsahan jawaban yang diberikan.
Untuk keperluan laporan rutin PPID Pembantu kepada PPID Provinsi dilakukan setiap bulan selaku Atasan PPID Pembantu yang memuat : permintaan informasi public yang sudah dipenuhi, tindak lanjut, belum terpenuhi/ dalam proses,  maupun penolakan permintaan informasi public disertai alasan penolakan

Copyright © 2018 Dispora Jatim | All Rights Reserved | Website Powered by Wordpress. Designed by Elfasmedia